(Alterada pela Portaria GR 8236/2023)
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Estabelece a estrutura organizacional mínima das Unidades, bem como baixa as diretrizes para a definição de estruturas organizacionais e as diretrizes sobre designações para funções de estrutura das Unidades.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, com fundamento no artigo 1º, incisos I e II, da Resolução nº 7339/2017, bem como no art 42, inciso I, do Estatuto, e considerando a proposta apresentada pelo Grupo de Trabalho (GT) – Estruturas Organizacionais, instituído pela Portaria GR nº 6803/2016, baixa a seguinte
PORTARIA:
CAPÍTULO I – DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Artigo 1º – São abrangidas pela regulamentação da presente Portaria as estruturas organizacionais e as designações para funções de estrutura das Unidades, com exceção daquelas decorrentes do Estatuto e do Regimento Geral.
Artigo 2º – Para os efeitos desta Portaria, entende-se por:
I – “staff”: conjunto das funções de estrutura de Assistente Técnico de Direção IV, Assistente Técnico de Direção II e Assistente de Direção;
II – segmentação organizacional: subdivisão em Divisões, Serviços, Seções e Setores;
III – área: cada Divisão, Serviço, Seção ou Setor que compõe a estrutura organizacional.
Artigo 3º – Fica delegada ao Vice-Reitor a competência para baixar os atos de distribuição e de alteração de funções de estrutura necessários para a implementação da estrutura organizacional de cada Unidade (artigo 2º da Resolução nº 7339/2017).
CAPÍTULO II – DEFINIÇÃO DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS DAS UNIDADES
SEÇÃO I – DIRETRIZES
Artigo 4º – Na definição de suas estruturas organizacionais, as Unidades devem pautar-se pelas seguintes diretrizes:
I – flexibilidade: autonomia para que a Unidade consiga adaptar rapidamente suas estruturas organizacionais, por intermédio da criação de áreas, temporárias ou não, que respondam de maneira mais ágil às suas necessidades, com foco no agrupamento por projetos e/ou metas pontuais;
II – preferência pelo compartilhamento de atividades:
a) no âmbito interno de cada Unidade: por meio da reunião, em uma mesma área, de conjuntos de atividades de natureza similar ou conexas, de modo a produzir sinergias, viabilizar a flexibilidade de atuação dos servidores, e diminuir o excesso de segmentação organizacional e especialização;
b) entre Unidades e órgãos: por meio do compartilhamento, em uma mesma área, de atividades e serviços administrativos similares comumente replicados nas diversas Unidades e órgãos (recursos humanos, compras, etc.).
SEÇÃO II – ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS MÍNIMAS
Artigo 5º – A estrutura organizacional mínima corresponde ao conjunto mínimo de áreas necessário para que o núcleo das atividades acadêmica e administrativa das Unidades não sofra solução de continuidade.
§ 1º – A estrutura organizacional acadêmica mínima das Unidades é composta das seguintes áreas e funções de estrutura:
I – 1 (uma) Divisão Técnica Acadêmica, sob a responsabilidade de um Chefe Técnico de Divisão;
II – 1 (um) Serviço de Graduação, sob a responsabilidade de um Chefe Administrativo de Serviço ou de um Chefe Técnico de Serviço, conforme o caso;
III – 1 (um) Serviço de Pós-Graduação, sob a responsabilidade de um Chefe Administrativo de Serviço ou de um Chefe Técnico de Serviço, conforme o caso;
IV – 1 (uma) Seção de Apoio Acadêmico, sob a responsabilidade de um Chefe de Seção.
§ 2º – A estrutura organizacional administrativa mínima das Unidades é composta das seguintes áreas e funções de estrutura:
I – 1 (uma) Divisão Técnica Administrativa, sob a responsabilidade de um Chefe Técnico de Divisão;
II – 1 (um) Serviço de Apoio Administrativo, sob a responsabilidade de um Chefe Administrativo de Serviço ou de um Chefe Técnico de Serviço, conforme o caso;
III – 1 (uma) Seção de Apoio Operacional, sob a responsabilidade de um Chefe de Seção.
§ 3º – A representação esquemática da estrutura organizacional mínima das Unidades consta do Anexo I.
Artigo 6º – Às estruturas mínimas das Unidades não se aplicam as exigências mínimas de segmentação organizacional constantes do Anexo IV.
SEÇÃO III – ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS FLEXÍVEIS
Artigo 7º – As estruturas organizacionais flexíveis são definidas como o conjunto de áreas que as Unidades, com fundamento na Resolução nº 7339/2017, entendem necessárias, de acordo com as prioridades e projetos existentes em cada momento, para o bom desenvolvimento de suas atividades.
§ 1º – A definição da estrutura organizacional flexível da Unidade deverá obedecer à estrutura mínima estabelecida na Seção II deste Capítulo.
§ 2º – Nas Unidades com atividades administrativas, financeiras ou de recursos humanos já organizadas, total ou parcialmente, em Centros de Serviços Compartilhados, é vedada a manutenção/criação de áreas com atividades equivalentes às já compartilhadas.
Artigo 8º – As estruturas organizacionais das Unidades são compostas de 3 (três) níveis:
I – estratégico: compreende o “staff” do Dirigente;
II – tático: compreende as Divisões e Serviços subordinados diretamente ao Dirigente;
III – administrativo/operacional: compreende os Serviços subordinados às Divisões, as Seções e os Setores.
Artigo 9º – A segmentação organizacional das estruturas flexíveis das Unidades seguirá a estrutura hierárquica prevista no Anexo IV.
Artigo 10º – Nos casos de pleitos de ampliação da estrutura organizacional flexível, a Unidade deverá demonstrar o atendimento dos seguintes requisitos:
I – quanto ao aspecto quantitativo do quadro: possuir pessoal em número suficiente para atender aos requisitos de criação de novo segmento organizacional, conforme estabelecido no Anexo II;
II – quanto ao aspecto qualitativo do quadro: possuir, em cada segmentação organizacional proposta, ao menos 2 (dois) servidores que atendam à tabela de exigências para designação para funções de estrutura constante do Anexo III;
III – quanto à estruturação das novas áreas propostas: cumprir, cada área, as exigências mínimas de segmentação organizacional previstas no Anexo IV.
Artigo 11 – Aprovada, na Unidade, modificação em sua estrutura organizacional flexível, será ela submetida à análise técnica prevista na Resolução nº 7339/2017.
§ 1º – A análise referida no caput será realizada por equipe técnica instituída no âmbito da Administração Central, a quem caberá, mediante a utilização de um roteiro padronizado e simplificado de análise (“check-list”), verificar a conformidade da estrutura com os requisitos previstos nesta Portaria.
§ 2º – Eventuais desconformidades serão sucintamente relatadas e encaminhadas, por via eletrônica, à Unidade.
§ 3º – Na hipótese do § 2º, a equipe técnica prestará assistência à Unidade, a fim de que sejam sanadas, o mais rapidamente possível, as desconformidades verificadas.
CAPÍTULO III – DIRETRIZES SOBRE DESIGNAÇÕES PARA FUNÇÕES DE ESTRUTURA
Artigo 12 – As designações para funções de estrutura, bem como para substituições, são atos de responsabilidade do Diretor da Unidade.
§ 1º – Formalizado o ato de designação ou substituição pelo Dirigente da Unidade, deverá ser providenciado o imediato registro no sistema corporativo próprio pela área de recursos humanos da Unidade ou pelo respectivo Centro de Serviços Compartilhados em Recursos Humanos, conforme o caso.
§ 2º – O registro no sistema corporativo de recursos humanos deverá ser realizado com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis em relação à data da implantação da designação ou do início da substituição.
§ 3º – O cadastro no sistema corporativo será realizado sem prejuízo de posterior análise por parte da Administração Central, que poderá anular o ato em caso de irregularidade.
§ 4º – A inobservância do prazo fixado no § 2º resultará no adiamento da implantação da designação ou substituição, que ocorrerá no quinto dia útil após o do registro.
§ 5º – Ficam vedadas, tendo em vista o quanto constante dos §§ 2º e 4º, as designações de caráter retroativo, inclusive as de substituição.
Artigo 13 – Não poderão ser designados para funções de estrutura servidores que não atendam aos requisitos de enquadramento, formação ou registro profissional exigidos pela função de estrutura, conforme disposto no Anexo III.
§ 1º – A análise de que trata o § 3º do artigo 12 levará em consideração também a adequação das atividades desempenhadas na função de estrutura com a função e/ou a área de atuação própria do enquadramento do servidor, de acordo com o Plano de Classificação de Funções (PCF).
§ 2º – As restrições previstas no caput e no § 1º aplicam-se também nos casos de substituições temporárias dos titulares.
Artigo 14 – Não poderão ser modificadas, no âmbito das Unidades, as denominações de funções de estrutura já estabelecidas na Universidade de São Paulo.
CAPITULO IV – DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 1º – As Unidades poderão manter os atuais segmentos organizacionais do nível tático como Assistências Técnicas.
Parágrafo único – Nas situações previstas no caput, novos segmentos de nível tático também poderão ser criados como Assistências Técnicas, desde que observados os requisitos estipulados no artigo 10 para a criação de novas Divisões.
Artigo 2º – Enquanto perdurarem as restrições para abertura de concursos para admissão de servidores técnicos e administrativos, poderão ser designados, precariamente, servidores que não atendam aos requisitos de enquadramento na carreira, desde que, cumulativamente:
I – fique demonstrado que os servidores atendem aos requisitos de formação e de registro profissional;
II – fique demonstrado que a Unidade não possui no quadro servidor que atenda a todos os requisitos da função, ressalvados os casos em que este já esteja no exercício de outra função de estrutura;
III – a Unidade comprove a necessidade absoluta da segmentação organizacional tal como definida.
§ 1º – O disposto no caput e nos incisos I a III aplica-se também às substituições.
§ 2º – Na hipótese deste artigo, a implantação da designação, inclusive as de substituição, só ocorrerá após a prévia análise técnica no âmbito da Administração Central, a qual verificará a presença dos requisitos previstos nos incisos I a III.
§ 3º – As designações, inclusive as de substituição anteriores à edição desta Portaria, que não atendam aos requisitos estipulados no Anexo IV poderão ser mantidas até a sua cessação por decisão do Dirigente da Unidade.
Artigo 3º – Retomados os concursos para a admissão de servidores técnicos e administrativos, as Unidades priorizarão a contratação de pessoal que atenda aos requisitos de designação para funções de estrutura existentes em cada uma delas, sob pena de cessação das designações realizadas precariamente nos termos do artigo anterior.
Artigo 4º – Incumbe ao Departamento de Recursos Humanos (DRH), em conjunto com o Departamento de Finanças (DF), desenvolver sistemática de remanejamento de recursos que permita a aplicação dos §§ 1º e 2º do artigo 1º da Resolução nº 7339/2017.
Artigo 5º – O “valor de referência”, previsto na Resolução nº 7339/2017, será reajustado simultaneamente e pelo mesmo índice aplicado à tabela de valores de verbas de representação.
Artigo 6º – Todos os trâmites e procedimentos previstos nesta Portaria serão realizados exclusivamente por meio de sistemas de informática, cabendo ao DRH e ao DF, conjuntamente com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), desenvolver, no prazo máximo de 90 (noventa) dias, as ferramentas necessárias.
Parágrafo único – O trâmite eletrônico previsto no artigo 12 desta Portaria será implementado a partir da entrada em funcionamento das ferramentas de que trata o caput.
Artigo 7º – A CODAGE manterá, em lugar acessível às Diretorias, preferencialmente nos sistemas referidos no artigo anterior, um banco de dados, atualizado semanalmente, com as seguintes informações:
I – a porcentagem de acréscimo ou decréscimo de despesas com verbas de representação da estrutura organizacional atual de cada Unidade, em relação à estrutura vigente na data da entrada em vigor da Resolução nº 7339/2017;
II – a porcentagem de acréscimo ou decréscimo do número de funções de estrutura do organograma atual de cada Unidade em relação à estrutura vigente na data da entrada em vigor da Resolução nº 7339/2017;
III – o número de funções de estrutura disponíveis na Universidade.
Artigo 8º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
Reitoria da Universidade de São Paulo, 18 de agosto de 2017.
MARCO ANTONIO ZAGO
Reitor
