(Revogada pela Portaria GR 4795/2010)
(Revoga as Portarias GR 3142/1998 e 3373/2002)
Estabelece normas para a concessão de adiantamento de fundos, para as respectivas prestações de contas e dá outras providências.
A Reitora da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, baixa a seguinte
PORTARIA:
CAPÍTULO I – DA CONCESSÃO DOS ADIANTAMENTOS
Artigo 1º – A Universidade de São Paulo poderá efetuar despesas no regime de adiantamento, que se regerá pelas normas legais vigentes e pelas constantes nos dispositivos subseqüentes.
Parágrafo único – Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição de servidor, precedido de emissão de nota de empenho na dotação própria, para o fim de realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam se subordinar ao procedimento ordinário de empenho.
Artigo 2º – Os adiantamentos serão extraordinários e concedidos apenas a servidores ativos da Universidade.
§ 1º – Serão concedidos somente 02 (dois) adiantamentos por servidor, independentemente da fonte de recursos (Tesouro do Estado/Receita Própria), observando-se o disposto na alínea “c” do artigo 10 desta Portaria.
§ 2º – O adiantamento poderá ser reforçado, respeitada a sua aplicação dentro do período originalmente concedido.
§ 3º – Não será concedido adiantamento para despesas já realizadas, nem se permitirão despesas maiores que as quantias adiantadas, ou realizadas após o período de aplicação autorizado, correndo eventual excesso por conta do responsável pelo adiantamento.
Artigo 3º – O numerário correspondente aos adiantamentos deverá ficar depositado no Banco Nossa Caixa S/A, obrigatoriamente em conta corrente institucional, sendo uma por responsável e específica para movimentação de adiantamentos.
§1º – A abertura da conta corrente deverá ser feita em nome do responsável pelo adiantamento e conter, no mínimo, duas titularidades, devendo o 1º titular ser o responsável pelo adiantamento e o 2º, um servidor indicado pela Autoridade Competente, que poderá ainda indicar um 3º e um 4º titulares.
§ 2º – A movimentação da conta corrente deverá conter, no mínimo, duas assinaturas, sendo obrigatória a assinatura do responsável pelo adiantamento e de um dos demais titulares.
Artigo 4º – Somente serão concedidos adiantamentos para a realização de despesas que se enquadrem nas respectivas categorias econômicas, em uma das seguintes situações:
I. extraordinárias e urgentes;
II. efetuadas em local distante da sede;
III. miúdas e de pronto pagamento;
IV. diárias e ajuda de custo;
V. honorários e auxílios pagos a professores estranhos ao quadro da USP, pela participação em bancas examinadoras, palestras e conferências;
VI. encargos e contribuições sociais;
VII. transportes em geral;
VIII. excursões didáticas;
IX. judiciais;
X. aquisição de imóveis;
XI. aquisição de objetos históricos, obras de arte, peças de museu e semelhantes, destinados a coleções;
XII. aquisição de livros, revistas, publicações especializadas e títulos em CD, DVD e outras mídias eletrônicas, destinados a bibliotecas e coleções.
CAPÍTULO II – DOS PRAZOS
Artigo 5º – O prazo de aplicação dos adiantamentos será de 30 (trinta) dias corridos, devendo-se incluir a data de emissão do empenho. Este prazo é improrrogável.
Artigo 6º – O prazo para apresentação da prestação de contas dos adiantamentos será de 30 (trinta) dias, contados a partir do primeiro dia imediatamente subseqüente ao término do prazo de aplicação.
Parágrafo único – Este prazo poderá ser prorrogado por mais 30 (trinta) dias, no máximo, mediante pedido justificado do dirigente da Unidade/Órgão à CODAGE.
Artigo 7º – O exame dos procedimentos de prestação de contas deverá ser efetuado pelo Setor de Contabilidade de cada Unidade/Órgão em, no máximo, 30 (trinta) dias após o seu recebimento.
CAPÍTULO III – DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 8º – A cada adiantamento deverá corresponder uma prestação de contas, que incluirá a quantia adiantada bem como os reforços de valor. Os documentos integrantes da prestação de contas, em especial aqueles de caráter obrigatório, devem ser autuados formando um único processo, conforme abaixo descrito:
a. Notas de Empenho (inicial, reforços e anulações);
b. documentação fiscal original quitada;
c. recibos devidamente assinados, com a indicação legível do nome, endereço, R.G. (número e órgão emissor) e CPF do beneficiário (para estrangeiros, o Passaporte). Em se tratando de recibo passado a rogo, este deve ser assinado por duas testemunhas devidamente qualificadas e conter, de forma legível, nome, endereço, profissão, estado civil e documento de identificação dos signatários e do solicitante;
d. guia referente ao recolhimento de saldos não utilizados;
e. cópia do depósito bancário da devolução do saldo não utilizado;
f. extrato bancário do período de aplicação, da conta específica do adiantamento;
g. relatórios pormenorizados, acompanhados dos respectivos comprovantes, no caso de despesas com viagens;
h. balancete assinado pelo titular do adiantamento e pelo contador da Unidade/Órgão, atestando a regularidade dos procedimentos adotados.
Parágrafo único – Todas as despesas devem conter declaração de recebimento do material/serviço, bem como justificativa sobre a aquisição do bem, material ou serviço.
Artigo 9º – A ausência da apresentação da prestação de contas, dentro dos prazos estabelecidos nesta Portaria, deverá ser comunicada à Auditoria da Reitoria pelo responsável pela Contabilidade, com a anuência do dirigente da Unidade/Órgão, em até 07 (sete) dias contados da data de término do prazo de apresentação da prestação de contas.
CAPÍTULO IV – DAS PENALIDADES
Artigo 10 – Em caso de inobservância dos prazos previstos nesta Portaria e/ou de utilização irregular de valores:
a. deverão ser aplicadas sanções disciplinares, assegurado o exercício do direito de defesa, mediante prévia notificação feita diretamente ao interessado, observando-se o prazo de 05 (cinco) dias úteis, sem prejuízo da obrigação de restituir o valor do dano;
b. o saldo de adiantamento requisitado e não recolhido dentro do prazo de prestação de contas estará sujeito a correção monetária, a partir da data de encerramento daquele prazo, enquanto que as despesas impugnadas também deverão ser recolhidas, devidamente corrigidas, a partir da data da emissão da documentação fiscal. Em ambos os casos o índice a ser utilizado será a UFESP, ou aquele que vier a substituí-la, correndo às expensas do responsável pelo adiantamento.
c. será impedida a concessão de novos adiantamentos e de reforços nos adiantamentos existentes, enquanto perdurar a inadimplência.
CAPÍTULO V – DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 11 – A prestação de contas estará sujeita à auditoria da Reitoria, bem como dos órgãos fiscalizadores do Poder Público.
Artigo 12 – O abono da prestação de contas, no âmbito da Universidade de São Paulo, compete à Reitora ou à autoridade que detiver tal poder por delegação.
Artigo 13 – As despesas realizadas em regime de adiantamento não poderão, individualmente, superar 5% do limite estabelecido no artigo 23, II, alínea a, da Lei 8666/93, conforme disposições do parágrafo único do artigo 60 da referida lei.
Artigo 14 – Compete à CODAGE resolver os casos omissos, bem como esclarecer possíveis dúvidas na aplicação das normas previstas nesta Portaria.
Artigo 15 – Os adiantamentos concedidos anteriormente à vigência desta Portaria e as respectivas prestações de contas, inclusive as impugnadas, regem-se pelas normas vigentes à época de sua concessão.
Artigo 16 – Esta Portaria entrará em vigor em 02 de fevereiro de 2009, revogadas as disposições em contrário, em especial as Portarias GR nº 3142, de 08 de dezembro de 1998, e nº 3373, de 17 de outubro de 2002 (Prot. USP nº 2008.5.2363.1.8).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 11 de dezembro de 2008.
SUELY VILELA
Reitora
