D.O.E.: 25/10/1997 Revogada

PORTARIA GR Nº 3083, DE 23 DE OUTUBRO DE 1997

(Revogada pela Portaria GR 3989/2008)

(Alterada pela Portaria GR 3091/1997)

Institui o Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo – SAUSP – e dá outras providências.

O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, baixa a seguinte

PORTARIA:

Artigo 1º – Fica instituído o Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo – SAUSP, com a finalidade de administrar a produção arquivística da Universidade, desde a geração ou recepção dos documentos por órgãos ou agentes da USP até o seu destino final, com ênfase na preservação, compartilhamento e disseminação das informações geradas pelas relações internas e externas da instituição.

Parágrafo único – Os arquivos da USP são constituídos pelos documentos produzidos, recebidos e acumulados, em qualquer suporte, por órgãos ou agentes de todos os níveis da estrutura organizacional da instituição, em função do cumprimento das finalidades, atribuições e competências previstas no Estatuto, Regimento Geral e Regimentos orgânicos da Universidade.

SEÇÃO I
DA ORGANIZAÇÃO DO SAUSP

Artigo 2º – O SAUSP compreende:

I – Órgão Central;
II – Órgãos Setoriais;
III – Conselho Técnico.

Artigo 3º – A Coordenadoria de Administração Geral – CODAGE, por intermédio do Departamento de Serviços Administrativos, atuará como Órgão Central do SAUSP.

Artigo 4º – As Unidades e demais Órgãos da Universidade, por meio de instâncias administrativas envolvidas com a gestão de documentos, atuarão como Órgãos Setoriais do SAUSP.

Artigo 5º – O Conselho Técnico, sob a presidência de um representante do Órgão Central, será composto de 9 (nove) membros designados pelo Reitor.

§ 1º – A designação dos membros recairá sobre profissionais qualificados para o cumprimento das competências previstas no artigo 8º.
§ 2º – O mandato do Conselho Técnico será de 4 (quatro) anos.
§ 3º – O Conselho Técnico poderá designar comissões assessoras para trabalhos específicos.

SEÇÃO II
DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES

Artigo 6º – Compete ao Órgão Central a administração do SAUSP, com as seguintes atribuições:

a) cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Conselho Técnico;
b) elaborar e executar o planejamento do SAUSP;
c) baixar atos no âmbito de sua competência;
d) zelar pela qualidade da produção, fluxo, avaliação, conservação, processamento técnico, recuperação e acessibilidade dos documentos;
e)manter cadastro dos Órgãos Setoriais do SAUSP;
f)acompanhar e divulgar legislação e normas técnicas referentes à gestão de documentos;
g)subsidiar os sistemas informatizados de registro e controle de documentos;
h)supervisionar os Órgãos Setoriais na aplicação de planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão documental do SAUSP;
i)supervisionar o recolhimento de documentos de valor permanente nos Órgãos Setoriais, visando assegurar sua conservação, recuperação e tratamento técnico adequados;
j)submeter ao Conselho Técnico, para aprovação, propostas relacionadas à temporalidade dos documentos correntes ou daqueles anteriormente acumulados.

Artigo 7º – Compete aos Órgãos Setoriais a responsabilidade pela gestão documental das respectivas Unidades e Órgãos, com as seguintes atribuições:

a) cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Órgão Central;
b) orientar as Unidades e Órgãos quanto à qualidade da produção, fluxo, avaliação, conservação, processamento técnico, recuperação e acessibilidade dos documentos;
c) elaborar propostas e aplicar planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão aprovados pelo Conselho Técnico;
d) acompanhar as alterações da estrutura organizacional e do funcionamento das respectivas Unidades e Órgãos, de modo a instruir as ações do SAUSP;
e) manter atualizados seus dados cadastrais junto ao Órgão Central;
f) controlar o recolhimento e prover o tratamento técnico dos documentos de guarda permanente, consoante orientação do Conselho Técnico;
g) participar de reuniões e deliberações do SAUSP;
h) apresentar ao Órgão Central propostas de revisão e aperfeiçoamento do SAUSP.

Artigo 8º – Compete ao Conselho Técnico o estabelecimento de diretrizes e normas do SAUSP, com as seguintes atribuições:

a) orientar o SAUSP no que diz respeito a técnicas e métodos a serem adotados;
b) analisar e aprovar planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão;
c)decidir sobre o destino e processamento técnico dos documentos acumulados anteriormente à criação do SAUSP;
d)formular política de acesso à documentação;
e)decidir sobre matéria que lhe for apresentada pelo Órgão Central.

SEÇÃO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Artigo 9º – O Conselho Técnico deverá, no prazo de 60 (sessenta) dias da respectiva designação, formular seu regimento interno, submetendo-o à aprovação da CODAGE.

Artigo 10 – O Conselho Técnico apresentará aos órgãos competentes, no prazo de 1 (um) ano, o perfil profissional do gestor de documentos no âmbito da USP.

Artigo 11 – Os dirigentes de Unidades e Órgãos indicarão, mediante Portaria, a instância de sua estrutura organizacional que atuará como Órgão Setorial do SAUSP, no prazo de 30 (trinta) dias da data da publicação desta.

Artigo 12 – As Unidades e Órgãos proverão, no prazo de 2 (dois) anos, espaço físico e equipamentos adequados à preservação, tratamento técnico e acessibilidade dos documentos de valor permanente sob sua responsabilidade.

Artigo 13 – Ficam aprovados os seguintes instrumentos de gestão do SAUSP, que constituem parte integrante desta Portaria:

Anexo I – Tabelas de Temporalidade dos Documentos da USP.
Anexo II – Plano de Classificação dos Documentos da USP.
Anexo III – Glossário de Espécies e Tipos de Documentos da USP.

Artigo 14 – Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Reitoria da Universidade de São Paulo, 23 de outubro de 1997.

FLÁVIO FAVA DE MORAES
Reitor